AVV

1 Allgemeines

1.1 Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten von Auftraggeber und -nehmer im Rahmen der Auftragsverarbeitung von personenbezogenen Daten.

1.2 Der Auftragnehmer übernimmt gemäß dem zwischen den Parteien bestehenden Abonnementvertrag (im Folgenden "Hauptvertrag") auf unbestimmte Zeit bis zur Kündigung dieses Vertrags oder des Hauptvertrags durch eine Partei die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gemäß diesem Vertrag.


2. Zweck der Auftragsverarbeitung

2.1 Die Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung durch den Auftragnehmer erfolgt ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung des Tools (Treuesystem mit Widget) welches der Auftraggeber gebucht hat.

2.2 Es werden folgende Daten verarbeitet:

• Vorname von Kunden
• Nachname von Kunden
• E-Mail-Adresse von Kunden
• Kundennummer (vom Online Shop)
• Kundennummer (sessionly ID)
• Geburtsdatum (falls vom Kunden angegeben)
• Kunden IP-Adresse (ob ein Opt-In erteilt wurde)
• Datum wann ein Loyalty Konto erstellt wurde
• Daten zu gekauften Waren oder Dienstleistungen
  
  

3. Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind im Verzeichnis über die Verarbeitungstätigkeiten des Auftragnehmers aufgeführt, welche auf Verlangen des Auftraggebers vorgelegt werden müssen.

4. Pflichten des Auftragnehmers

4.1 Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich wie vertraglich vereinbart oder wie vom Auftraggeber angewiesen, es sei denn, der Auftragnehmer ist gesetzlich zu einer bestimmten Verarbeitung verpflichtet. Sofern solche Verpflichtungen für ihn bestehen, teilt der Auftragnehmer diese dem Auftraggeber vor der Verarbeitung mit, es sei denn, die Mitteilung ist ihm gesetzlich verboten. Der Auftragnehmer verwendet darüber hinaus die zur Verarbeitung überlassenen Daten für keine anderen, insbesondere nicht für eigene Zwecke.

4.2 Der Auftragnehmer bestätigt, dass ihm die einschlägigen, allgemeinen datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind. Er beachtet die Grundsätze ordnungsgemäßer Datenverarbeitung. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, bei der Verarbeitung die Vertraulichkeit streng zu wahren.

4.3 Personen, die Kenntnis von den im Auftrag verarbeiteten Daten erhalten können, haben sich schriftlich zur Vertraulichkeit zu verpflichten, soweit sie nicht bereits gesetzlich einer einschlägigen Geheimhaltungspflicht unterliegen.

4.4 Der Auftragnehmer sichert zu, dass die bei ihm zur Verarbeitung eingesetzten Personen vor Beginn der Verarbeitung mit den relevanten Bestimmungen des Datenschutzes und dieses Vertrags vertraut gemacht wurden. Entsprechende Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen sind angemessen, regelmäßig zu wiederholen. Der Auftragnehmer trägt dafür Sorge, dass zur Auftragsverarbeitung eingesetzte Personen hinsichtlich der Erfüllung der Datenschutzanforderungen laufend angemessen angeleitet und überwacht werden.

4.5 Im Zusammenhang mit der beauftragten Verarbeitung hat der Auftragnehmer den Auftraggeber bei Erstellung und Fortschreibung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten sowie bei Durchführung der Datenschutzfolgeabschätzung zu unterstützen, sofern erforderlich. Alle erforderlichen Angaben und Dokumentationen sind vorzuhalten und dem Auftraggeber auf Anforderung unverzüglich zuzuleiten.

4.6 Wird der Auftraggeber durch Aufsichtsbehörden oder andere Stellen einer Kontrolle unterzogen oder machen betroffene Personen ihm gegenüber Rechte geltend, verpflichtet sich der Auftragnehmer, den Auftraggeber im erforderlichen Umfang zu unterstützen, soweit die Verarbeitung im Auftrag betroffen ist.

4.7 Auskünfte an Dritte oder den Betroffenen darf der Auftragnehmer nur nach vorheriger Zustimmung durch den Auftraggeber erteilen. Direkt an ihn gerichtete Anfragen wird er unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

4.8 Soweit gesetzlich verpflichtet, bestellt der Auftragnehmer eine fachkundige und zuverlässige Person als Beauftragten für den Datenschutz. Es ist sicherzustellen, dass für den Beauftragten keine Interessenskonflikte bestehen. In Zweifelsfällen kann sich der Auftraggeber direkt an den Datenschutzbeauftragten wenden. Der Datenschutzbeauftragte des Auftragnehmers ist:

Rechtsanwalt Cornelius Matutis 

Berliner Straße 57 

14467 Potsdam 

E-Mail: datenschutz@matutis.de

Änderungen in der Person oder den innerbetrieblichen Aufgaben des Beauftragten teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber unverzüglich mit.

4.9 Die Auftragsverarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der EU. Jegliche Verlagerung in ein Drittland darf nur mit Zustimmung des Auftraggebers und unter den in Kapitel V der Datenschutz-Grundverordnung enthaltenen Bedingungen sowie bei Einhaltung der Bestimmungen dieses Vertrags erfolgen.

4.10 Für die durch eine Kontrolle verursachten und tatsächlich angefallenen Kosten kann der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber einen Vergütungsanspruch geltend machen. Die Höhe der Vergütung bemisst an den tatsächlich angefallenen Kosten, die der Auftragnehmer nachzuweisen hat. Für die Berechnung wird ein Stundensatz von EUR 90,00 zzgl. USt. zugrunde gelegt.


5. Technische und organisatorische Maßnahmen

5.1 Es werden folgende Datensicherheitsmaßnahmen als verbindlich festgelegt. Sie definieren das vom Auftragnehmer geschuldete Minimum. Ziel ist die Gewährleistung insbesondere der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der im Auftrag verarbeiteten Informationen:

• Pseudonymisierung
  Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in einer Weise, dass der Personenbezug von Daten nicht vollständig, aber immerhin so weit aufgelöst wird, dass ein Rückschluss auf eine bestimmte Person nur unter „Hinzuziehung zusätzlicher Informationen“, insbes. eines Identifizierungsschlüssels, möglich ist.
• Verschlüsselung
  Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in einer Weise, dass die Daten durch kryptografische Maßnahmen so verändert werden, dass sie – insbes. während ihres Übertragungsvorgangs – ohne den Schlüssel nicht mehr lesbar sind, ein unberechtigter Zugriff Dritter mithin ausgeschlossen ist.
• Integrität und Vertraulichkeit
  Schutz von Mobilgeräten sowie vor unberechtigtem physischem Zugang und sicheres, rückstandsfreies Löschen von Daten bzw. vernichten von Datenträgern
• Verfügbarkeit und Belastbarkeit
  Anfertigung von Datensicherungen auf Basis eines getesteten Konzepts und Schutz vor Schadsoftware und Sabotage.
• Backups, die täglich auf unseren Servern bei Hetzner erstellt werden.
• Aufbewahrung von Datensicherung an einem sicheren, ausgelagerten Ort
  
• Weitere technisches und organisatorische Maßnahmen
  Alle Mitarbeiter sind nachweislich auf die Vertraulichkeit (Datengeheimnis), ggf. auf das Fernmeldegeheimnis und die Wahrung von Berufsgeheimnissen, verpflichtet.
• Der Einsatz von VPN-Technologie ist vorgeschrieben.
• Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt.
• Anzahl der Administratoren auf das "Notwendigste" reduziert.
• Handeln nach einem Notfall
  Erprobung von Wiederanlaufszenarien
• Überprüfung
  Regelmäßige Revision des Sicherheitskonzepts. 
• Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DS-GVO)
• Datenschutz-Management

5.2 Die Datensicherheitsmaßnahmen können der technischen und organisatorischen Weiterentwicklung entsprechend angepasst werden, solange das hier vereinbarte Niveau nicht unterschritten wird. Zur Aufrechterhaltung der Informationssicherheit erforderliche Änderungen hat der Auftragnehmer unverzüglich umzusetzen. Änderungen sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Wesentliche Änderungen sind zwischen den Parteien zu vereinbaren.

5.3 Soweit die getroffenen Sicherheitsmaßnahmen den Anforderungen des Auftraggebers nicht oder nicht mehr genügen, benachrichtigt der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich.

5.4 Der Auftragnehmer sichert zu, dass die im Auftrag verarbeiteten Daten von sonstigen Datenbeständen strikt getrennt werden. Die Verarbeitung von Daten in Privatwohnungen oder mit Privatgeräten ist unter keinen Umständen gestattet.

5.5 Kopien oder Duplikate werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Ausgenommen sind technisch notwendige, temporäre Vervielfältigungen, soweit eine Beeinträchtigung des hier vereinbarten Datenschutzniveaus ausgeschlossen ist. Dedizierte Datenträger, die vom Auftraggeber stammen bzw. für den Auftraggeber genutzt werden, werden besonders gekennzeichnet und unterliegen der laufenden Verwaltung. Sie sind jederzeit angemessen aufzubewahren und dürfen unbefugten Personen nicht zugänglich sein. Ein- und Ausgänge werden dokumentiert.

5.6 Der Auftragnehmer führt den regelmäßigen Nachweis der Erfüllung seiner Pflichten, insbesondere der vollständigen Umsetzung der vereinbarten technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie ihrer Wirksamkeit. Der Nachweis ist dem Auftraggeber jederzeit auf Anforderung zu überlassen. Der Nachweis kann durch genehmigte Verhaltensregeln oder ein genehmigtes Zertifizierungsverfahren erbracht werden.


6. Berichtigung, Löschung und Sperrung von Daten

Im Rahmen des Auftrags verarbeitete Daten wird der Auftragnehmer nur entsprechend der getroffenen vertraglichen Vereinbarung oder nach Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder sperren. Den entsprechenden Weisungen des Auftraggebers wird der Auftragnehmer jederzeit und auch über die Beendigung dieses Vertrages hinaus Folge leisten.

7. Unterauftragsverhältnisse

7.1 Der Auftragnehmer besitzt die allgemeine Genehmigung des Auftraggebers für die Beauftragung folgender Subunternehmern:

• Hetzner Online GmbH Büro: Industriestr. 25, 91710, Gunzenhausen, Deutschland

  Website: https://www.hetzner.com/de/; Datenschutzerklärung: https://www.hetzner.com/privacy
  

• Mailjet SAS (Global HQ) Büro: Paris: 13-13 bis, rue de l’Aubrac, 75012 Paris, France

  Website: https://www.mailjet.de/; Datenschutzerklärung: https://www.mailjet.de/privacy-policy/ 
  
  

Wir haben mit Mailjet & Hetzner einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen und setzen die strengen Vorgaben der deutschen Datenschutzbehörden bei der Nutzung von Mailjet vollständig um.

Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber mindestens 1 Monat im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Subunternehmern und räumt dem Auftraggeber damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des betreffenden Subunternehmers Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

7.2 Nebenleistungen, wie beispielsweise Transport, Wartung und Reinigung sowie die Inanspruchnahme von Telekommunikationsdienstleistungen oder Benutzerservice sind nicht von dieser Regelung erfasst. Die Pflicht des Auftragnehmers, auch in diesen Fällen die Beachtung von Datenschutz und Datensicherheit sicherzustellen, bleibt unberührt.

7.3 Der Auftragnehmer muss seinen Subunternehmern vertraglich im Wesentlichen mindestens die Datenschutzpflichten auferlegt haben, die in diesem Vertrag vereinbart wurden. Der Auftraggeber erhält auf Verlangen Einsicht in die relevanten Verträge zwischen Auftragnehmer und Subunternehmer. 

7.3 Die Rechte des Auftraggebers müssen auch gegenüber dem Subunternehmer wirksam ausgeübt werden können. Insbesondere muss der Auftraggeber berechtigt sein, jederzeit in dem hier festgelegten Umfang Kontrollen auch bei Subunternehmern durchzuführen oder durch Dritte durchführen zu lassen.

7.4 Die Verantwortlichkeiten des Auftragnehmers und des Subunternehmers sind eindeutig voneinander abzugrenzen. Der Auftragnehmer wählt den Subunternehmer unter besonderer Berücksichtigung der Eignung der vom Subunternehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig aus.

7.5 Die Weiterleitung von im Auftrag verarbeiteten Daten an den Subunternehmer ist erst zulässig, wenn sich der Auftragnehmer davon überzeugt hat, dass der Subunternehmer seine Verpflichtungen vollständig erfüllt hat. Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber die Dokumentation auf Verlangen vorzulegen.

7.6 Die Beauftragung von Subunternehmern, die Verarbeitungen im Auftrag nicht ausschließlich aus dem Gebiet der EU erbringen, ist nur bei Beachtung der in diesem Vertrag genannten Bedingungen möglich. Sie ist insbesondere nur zulässig, soweit und solange der Subunternehmer angemessene Datenschutzgarantien bietet. Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber mit, welche konkreten Datenschutzgarantien der Subunternehmer bietet und wie ein Nachweis hierüber zu erlangen ist.

7.7 Der Auftragnehmer hat die Einhaltung der Pflichten des Subunternehmers regelmäßig angemessen zu überprüfen. Die Prüfung und ihr Ergebnis sind so aussagekräftig zu dokumentieren, dass sie für einen fachkundigen Dritten nachvollziehbar sind. Die Dokumentation ist dem Auftraggeber auf Verlangen vorzulegen. Kommt der Subunternehmer seinen Datenschutzpflichten nicht nach, so haftet hierfür der Auftragnehmer gegenüber dem Auftraggeber.

8. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

8.1 Für die Beurteilung der Zulässigkeit der beauftragten Verarbeitung sowie für die Wahrung der Rechte von Betroffenen ist allein der Auftraggeber verantwortlich.

8.2 Der Auftraggeber erteilt alle Aufträge, Teilaufträge oder Weisungen dokumentiert. In Eilfällen können Weisungen mündlich erteilt werden. Solche Weisungen wird der Auftraggeber unverzüglich dokumentiert bestätigen.

8.3 Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten bei der Prüfung der Auftragsergebnisse feststellt.

8.4 Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz und der vertraglichen Vereinbarungen beim Auftragnehmer in angemessenem Umfang selbst oder durch Dritte, insbesondere durch die Einholung von Auskünften und die Einsichtnahme in die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme sowie sonstige Kontrollen vor Ort zu kontrollieren. Den mit der Kontrolle betrauten Personen ist vom Auftragnehmer soweit erforderlich Zutritt und Einblick zu ermöglichen. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, erforderliche Auskünfte zu erteilen, Abläufe zu demonstrieren und Nachweise zu führen, die zur Durchführung einer Kontrolle erforderlich sind. Kontrollen beim Auftragnehmer haben ohne vermeidbare Störungen seines Geschäftsbetriebs zu erfolgen. Soweit nicht aus vom Auftraggeber zu dokumentierenden, dringlichen Gründen anders angezeigt, finden Kontrollen nach angemessener Vorankündigung und zu Geschäftszeiten des Auftragnehmers, sowie nicht häufiger als alle 12 Monate statt. Soweit der Auftragnehmer den Nachweis der korrekten Umsetzung der vereinbarten Datenschutzpflichten erbringt, soll sich eine Kontrolle auf Stichproben beschränken.


9. Mitteilungspflichten

9.1 Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich mit. Auch begründete Verdachtsfälle hierauf sind mitzuteilen. Die Mitteilung hat spätestens innerhalb von 24 Stunden ab Kenntnis des Auftragnehmers vom relevanten Ereignis an eine vom Auftraggeber benannte Adresse zu erfolgen. Sie muss mindestens folgende Angaben enthalten:

1. eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

2. den Namen und die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten oder einer sonstigen Anlaufstelle für weitere Informationen;

3. eine Beschreibung der wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;

4. eine Beschreibung der vom Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen

9.2 Ebenfalls unverzüglich mitzuteilen sind erhebliche Störungen bei der Auftragserledigung sowie Verstöße des Auftragnehmers oder der bei ihm beschäftigten Personen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen oder die in diesem Vertrag getroffenen Festlegungen.

9.3 Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich von Kontrollen oder Maßnahmen von Aufsichtsbehörden oder anderen Dritten, soweit diese Bezüge zur Auftragsverarbeitung aufweisen. Der Auftragnehmer sichert zu, den Auftraggeber bei dessen Pflichten nach Art. 33 und 34 Datenschutz-Grundverordnung im erforderlichen Umfang zu unterstützen.

10. Weisungen

10.1 Der Auftraggeber behält sich hinsichtlich der Verarbeitung im Auftrag ein umfassendes Weisungsrecht vor.

10.2 Auftraggeber und Auftragnehmer benennen die zur Erteilung und Annahme von Weisungen ausschließlich befugten Personen und bei einem Wechsel oder einer längerfristigen Verhinderung der benannten Personen sind der anderen Partei Nachfolger bzw. Vertreter unverzüglich mitzuteilen.

10.3 Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darauf aufmerksam machen, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung seiner Meinung nach gegen gesetzliche Vorschriften verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Verantwortlichen beim Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

10.4 Der Auftragnehmer hat ihm erteilte Weisungen und deren Umsetzung zu dokumentieren.


11. Folgen bei Beendigung des Auftrags

11.1 Bei Beendigung des Auftragsverhältnisses oder jederzeit auf Verlangen des Auftraggebers hat der Auftragnehmer die im Auftrag verarbeiteten Daten nach Wahl des Auftraggebers entweder zu vernichten oder an den Auftraggeber zu übergeben. Ebenfalls zu vernichten sind sämtliche vorhandene Kopien der Daten. Die Vernichtung hat so zu erfolgen, dass eine Wiederherstellung auch von Restinformationen mit vertretbarem Aufwand nicht mehr möglich ist.

11.2 Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die unverzügliche Rückgabe bzw. Löschung auch bei Subunternehmern herbeizuführen.

11.3 Der Auftragnehmer hat den Nachweis der ordnungsgemäßen Vernichtung zu führen und dem Auftraggeber auf Verlangen unverzüglich vorzulegen.

11.4 Dokumentationen, die dem Nachweis der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch den Auftragnehmer den jeweiligen Aufbewahrungsfristen entsprechend auch über das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung dem Auftraggeber bei Vertragsende übergeben.


12. Haftung

12.1 Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber betroffener Personen entsprechend der in Art. 82 DSGVO getroffenen Regelung. Der Auftragnehmer stimmt eine etwaige Erfüllung von Haftungsansprüchen mit dem Auftraggeber ab.

12.2 Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber auf erstes Anfordern von sämtlichen Ansprüchen frei, die betroffene Personen gegen den Auftraggeber wegen der Verletzung einer dem Auftragnehmer durch die DSGVO auferlegten Pflicht oder der Nichtbeachtung oder Verletzung einer vom Auftraggeber in dieser Vereinbarung oder einer gesondert erteilten Anweisung geltend machen.

12.3 Die Parteien stellen sich jeweils von der Haftung frei, wenn / soweit eine Partei nachweist, dass sie in keinerlei Hinsicht für den Umstand, durch den der Schaden bei einer betroffenen Person eingetreten ist, verantwortlich ist. Im Übrigen gilt Art. 82 DSGVO.

12.4 Sofern vorstehend nicht anders geregelt, entspricht die Haftung im Rahmen dieses Vertrages der des Hauptvertrages.

13. Sonderkündigungsrecht

Der Auftraggeber kann den Hauptvertrag fristlos ganz oder teilweise kündigen, wenn der Auftragnehmer seinen Pflichten aus diesem Vertrag nicht nachkommt, Bestimmungen der DSGVO oder sonstige anwendbare Datenschutzvorschriften vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzt oder eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer sich den Kontrollrechten des Auftraggebers auf vertragswidrige Weise widersetzt. Insbesondere die Nichteinhaltung der in diesem Vertrag vereinbarten und aus Art. 28 DSGVO abgeleiteten Pflichten stellt einen schweren Verstoß dar.

14. Sonstiges

14.1 Beide Parteien sind verpflichtet, alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Kenntnisse von Geschäftsgeheimnissen und Datensicherheitsmaßnahmen der jeweils anderen Partei auch über die Beendigung des Vertrages vertraulich zu behandeln. Bestehen Zweifel, ob eine Information der Geheimhaltungspflicht unterliegt, ist sie bis zur schriftlichen Freigabe durch die andere Partei als vertraulich zu behandeln.

14.2 Die Einrede des Zurückbehaltungsrechts wird hinsichtlich der im Auftrag verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen. Eine gesonderte Vergütung oder Kostenerstattung im Rahmen dieses Vertrages erfolgt nicht.

14.3 Sollten einzelne Teile dieser Vereinbarung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht.